Zo schrijf je een killer motivatiebrief voor een stageplek of (bij)baan

Het is niet zo makkelijk om een goede brief te schrijven. Gelukkig kan Heidi alles over het schrijven van een goede motivatiebrief vertellen. Ze heeft namelijk bij een grote bank gewerkt waar ze veel sollicitatiebrieven voorbij heeft zien komen. Maar haar echte geluk vond ze als studiekeuzeadviseur en loopbaancoach. “Het is geweldig om jonge mensen te helpen met hun studie- en loopbaankeuzes en daar hoort solliciteren nu eenmaal bij.”

De juiste voorbereiding

Een motivatiebrief schrijf je niet in een uurtje. Er komt stiekem best wat (voorbereidend) werk bij kijken. Neem dus de tijd en zorg dat je brief on point is. Voordat ze ingaat op hoe je de brief schrijft, vertelt Heidi over de juiste voorbereiding.

Stap 1: Lees de vacature goed door

Zorg dat je goed weet wat er in de vacature staat. Lees het goed door, analyseer het zelfs. “Maak bijvoorbeeld een matrix waarin je per belangrijk onderwerp in de vacature een plus, min of vraagteken plaatst. Een plus voor als je aan een eis voldoet, een min voor als je ergens niet aan voldoet en een vraagteken als je het niet weet of er een vraag bij hebt.

Zo zie je waar je aan voldoet, waar je moet compenseren (de minpunten) – dat wil zeggen dat je misschien niet (precies) aan de gevraagde eis voldoet (bijvoorbeeld drie jaar werkervaring), maar wel dingen kunt of weet die dit compenseren (bijvoorbeeld je maakt je snel nieuwe dingen eigen) – en waar je een vraag over hebt.”

Stap 2: Verdiep je in de organisatie

Vervolgens verdiep je je in het bedrijf. “Dat is heel erg belangrijk. Denk aan hoeveel mensen er werken, wat de missie en visie zijn, wat voor klanten ze hebben, welke diensten ze leveren, welke sfeer de website uitstraalt. Dat soort informatie kan je makkelijk van de website halen.

Maar misschien ken jij – of je ouders – wel iemand die werkzaam is bij dat bedrijf. Ga daar dan eens mee praten. Als je geluk hebt – en zeker als je serieuze interesse hebt – kan diegene een goed woordje voor je doen. Verdiep je dus in het bedrijf, want zij willen weten waarom je juist daar wilt werken.”

Stap 3: Bel het bedrijf

Bellen is dus superbelangrijk en wordt echt onderschat. Wanneer je een baan of stageplek wilt, bel en stel je al je vragen. Dat heeft meerdere voordelen:

1. Als je een vraag stelt, kun je veel gerichter solliciteren. Je weet namelijk net iets meer dan de andere sollicitanten;
2. Je kunt tijdens je belletje vragen aan wie je de brief precies moet richten. Soms staat dat niet duidelijk vermeld in de vacaturetekst;
3. Je kunt in je brief verwijzen naar je telefoongesprek. ‘Naar aanleiding van ons telefoongesprek ben ik enthousiast geworden.’ Hierdoor weten ze dat je al extra moeite gedaan hebt en dus erg geïnteresseerd bent in de functie;
4. Als je een goede indruk maakt aan de telefoon, dan heb je vaak al een streepje voor en wordt je brief herkend bij binnenkomst;
5. Mocht je er tijdens het telefoongesprek achter komen dat de vacature niks voor je is, dan kun je je de moeite van het schrijven besparen.

Tip: “Stel vragen die laten zien dat je je verdiept hebt in de functie en het bedrijf. Stel geen vragen waarvan je het antwoord ook al in de vacature of op de website kan vinden, dat is niet zo slim.”

Stap 4: Schrijf de brief

Nu heb je genoeg informatie om de brief te kunnen schrijven. Om je hierbij te helpen, heeft Heidi een aantal do’s en don'ts voor je.

Do’s: Zo schrijf je een motivatiebrief

Goed begin is het halve werk

Het is belangrijk dat je de brief op de juiste manier opmaakt. Maar hoe stel je een goede brief op? Zet je eigen naam en adres bovenaan, daaronder zet je het adres van de organisatie waar je solliciteert, daaronder de plaats en datum dan een witregel en daaronder de ‘betreft’-regel (waar gaat deze brief over?). Dan komt de naam van degene aan wie je de brief schrijft.

Je begint nooit met een voornaam. Dus nooit Hoi Piet, maar Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Van Dam (de ‘van’ schrijf je hier met een hoofdletter). Dit is een beleefdheidsvorm die je het beste kunt hanteren bij een (formele) sollicitatiebrief. Of het nou voor een bijbaan, stage of serieuze baan is. Vind je dat echt te formeel voor het bedrijf waar je solliciteert, dan kun je eventueel nog voor Beste heer Jansen kiezen. Dat ziet er dan zo uit:

Deel je brief op in 4 delen

Nu je aan de formaliteiten voldoet, ga je verder met de inhoud. (1) Je begint met een reden waarom je de brief stuurt. “Zeker voor een serieuze stage of (bij)baan verwijs je naar de vacature of een telefoongesprek wat je hebt gehad.

Het tussenstuk bestaat uit twee delen: (2) één deel over je motivatie en (3) het andere deel gaat over je geschiktheid. (4) Sluit af met dat je ze binnenkort graag spreekt om je motivatie persoonlijk toe te lichten. Zo geef je aan dat je proactief en enthousiast bent. Vergeet niet af te sluiten met Met vriendelijke groet en je naam.

Zorg dat je brief geen saaie opsomming wordt, maar onderbouw wat je beweert en geef voorbeelden. Doe dat niet te vaak natuurlijk, want de brief moet niet te lang worden, maximaal 1 à 1,5 kantje is een goede richtlijn.”

Laat zien dat je gemotiveerd ben en dat je geschikt bent

“Bij een motivatiebrief gaat het erom waarom jij die functie wilt en waarom jij bij dat bedrijf wilt werken (de waarom). Wat lijkt jou mooi aan het bedrijf, waarom pas jij bij het bedrijf en waarom past het bedrijf bij jou? Daarom doe je eerst onderzoek naar het bedrijf.

Met geschiktheid bedoel ik dat jouw opleiding, kennis, kwaliteiten, vaardigheden en/of ervaring aansluiten bij de stageplek of functie. Hier beantwoord je de volgende vragen: Waarom ben jij de juiste kandidaat voor deze plek? Wat kan je, waar liggen je kwaliteiten, wat weet je en welke ervaring heb je?

Je geschiktheid moet je zo veel mogelijk toelichten, zeker als je nog niet veel werkervaring hebt. Ook goed om te vermelden is bijvoorbeeld dat jouw profielwerkstuk over een voor de functie relevant onderwerp ging, dat je een snuffelstage hebt gedaan of dat je die wereld al via je ouders kent. Pas je brief ook aan aan het soort sollicitatie. Als het om een functie bij de snackbar om de hoek gaat, draag je een andere onderbouwing aan dan bij een belangrijke stageplek binnen een groot bedrijf waar de normen hoger zijn.

Som niet alles op, maar kies twee of drie kwaliteiten en een aantal voorbeelden, dat is meer dan genoeg. Zorg ook dat je voor ieder bedrijf een aparte brief hebt. Ga niet kopiëren en plakken, maar sluit je brief en cv goed aan bij de stageplek of functie en het bedrijf.”

Originele binnenkomer?

Natuurlijk wil je een brief goed beginnen zodat het de aandacht trekt van de lezer. Moet je dan beginnen met een zin als ‘Naar aanleiding van de vacature ‘stageplek aangeboden’, stuur ik u deze brief.’?

“Dat klinkt inderdaad saai.”, zegt Heidi, al is het volgens haar soms beter om niet al te creatief te zijn. “Better be safe than sorry. Maar als je een een goede binnenkomer hebt die aansluit bij het stagebedrijf, dan zou ik dat zeker doen. Ook hier geldt weer: waar solliciteer je? Solliciteer je bij een reclamebureau? Wees dan creatief. Maar stuur je je motivatiebrief naar een notariskantoor, hou je dan meer aan de conventies en ben formeler.”

Don’ts: Dit moet je niet doen

Slordige spelling, taal en grammatica

Niks is zo erg als spelfouten, foutief taalgebruik en slordige grammatica. Doe je dat? Dan is de kans groot dat je niet wordt uitgenodigd. Begin dus met het juist spellen van de naam. Daarnaast is het heel belangrijk dat je brief helemaal klopt wat betreft spelling, taal en grammatica. “Schrijf het, laat het een nachtje rusten, kijk er nog eens naar en laat er iemand anders ook eens naar kijken.”, zegt Heidi.

Te algemeen en niet goed onderbouwd

Het is belangrijk om in je brief te schrijven waarom je goed bent, of waarom je wilt werken voor dat bedrijf, of waarom je die stageplek wilt. Onderbouw het goed en laat zien dat je je echt verdiept hebt.

Doe je dit niet, dan wordt je brief te algemeen en val je niet op. “De lezer kan dan niet zien waarom hij of zij jou moet uitnodigen voor een gesprek en waarom juist jij die plek moet krijgen.”

Zinnen overschrijven uit een voorbeeldbrief

“Dit gebeurt echt veel! Je wilt het natuurlijk goed doen. Door naar een voorbeeldbrief te kijken, kun je zien hoe een goede brief in elkaar zit, maar ga geen zinnen overnemen uit die brief! Dat werkt niet. Sterker nog: het werkt averechts.” Recruiters merken vaak gelijk dat dit soort zinnen zijn overgeschreven en dat ze dus niet van jou komen.

Schrijven maar!

Nu ben je er klaar voor om een geweldige motivatiebrief te schrijven. LET OP: Hoe goed je brief ook is, het kan zijn dat je niet meteen wordt uitgenodigd op gesprek. “Afwijzing hoort erbij. Dat is niet leuk, maar dat is wel hoe het gaat. Zie dat niet meteen als een persoonlijke afwijzing. Soms kiezen ze voor anderen die beter bij het gevraagde profiel passen, maar dat wil niet zeggen dat jouw sollicitatiebrief niet goed was. Ook hier is het weer belangrijk om te bellen. Geef aan dat je het jammer vind dat je bent afgewezen en vraag naar de reden van afwijzing. Vraag ook of ze nog tips hebben voor een volgende sollicitatie. Neem deze tips ter harte en leer hiervan.”

Heb jij na het lezen van deze blog de behoefte om hier meer over te leren, of wil je hulp bij je studiekeuze van een echte studiekeuzecoach? Neem dan contact op met Heidi Rooijakkers.